Управление и обучение персонала — составные части одной системы

Обучение персонала в той или иной его форме есть, пожалуй, в каждой компании: либо во время стажировки под наблюдением кого-то более опытного, либо еще каким-то путем, новые сотрудники необходимые знания как-то получают. Проблема в том, что часто это делается «как-то» и «кем-то», хаотично, формально, а потому крайне неэффективно. Система обучения персонала тем и отличается — она систематизирует этот процесс, повышая его эффективность.

Внедрение системы обучения персонала правильнее всего начинать с диагностики — перед тем, как менять процесс обучения, нужно понять что именно в текущем положении вещей в первую нуждается в исправлении. Диагностика обычно проводится в виде опроса руководителей подразделений. В опрос включают ряд вопросов вроде:

• Чему и как обучают сотрудников?
• Кто за это несет ответственность?
• Насколько полученные знания востребованы и актуальны?
• Как проверяется усвоение полученных знаний и эффективность обучения?
• Оправдываются ли ресурсы (деньги, время, нервы), затраченные на обучение?

После этого в каждом из подразделений определяются потребности в обучении. Если это делается с помощью опроса, то к участию в нем полезно привлечь не только руководителей подразделений, но и менеджеров среднего звена или даже рядовых сотрудников. Главные вопросы, на которые нужно получить ответы на этом этапе:

• Кого обучать? Обучение необходимо только для новых сотрудников или предполагается проводить его и для опытных специалистов? Для какой категории сотрудников требуется регулярное обучение? Какова численность этой категории (в том числе в региональных офисах)?
• Чему обучать? Что входит в базовый набор знаний, необходимых новому сотруднику? Какие знания, умения, навыки необходимы сотрудникам, чтобы увеличилась эффективность их труда?
• Как обучать? Можно ли потребность в обучении удовлетворить внутренними ресурсами или нужно привлекать сторонних специалистов? В каком формате лучше всего проводить обучение? Как организовать обучение сотрудников в отдаленных регионах? Какие знания можно передать с помощью дистанционных форм обучения?
• Как часто обучать? Необходимо регулярное обучение или периодическое, например, в случае изменений в рабочих процессах? Если второе, то как часто случаются такие изменения? В каких еще ситуациях требуется обучение сотрудников?
• Как оценивать результат? Как измерять эффективность обучения? Какие результаты будут считаться приемлемыми? Что будет считаться успешным достижением цели обучения?

То, насколько работоспособной будет принятая концепция, во многом зависит от того, насколько детально и глубоко были проведена описанная выше диагностика проблем и выявление потребностей в обучении. Полученные в ходе них результаты, ложатся в основу концепции системы обучения персонала. Главные ее составляющие:

1. Четко обозначенные цели и задачи. Важно, чтобы они в конечном итоге содействовали бизнес-целям компании и персональным целям сотрудников (в профессиональной сфере).
2. Структура системы обучения и ее место в системе управления персоналом. Обычно обучением занимается один из отделов HR-департамента, реже — самостоятельное подразделение.
3. Связь обучения с другими бизнес-процессами. В большинстве компаний это: подбор и адаптация персонала, аттестация сотрудников, формирование кадрового резерва и т. п.
4. Лица, ответственные за процесс обучения и его результаты. Система работает намного эффективнее, если ответственность лежит не только на учебном центре, но и на обучающихся сотрудниках и их прямых руководителях.
5. Категории сотрудников, которых планируется обучать. Например, менеджеры среднего звена и сотрудники фронт-офиса, или же только стажеры на массовых позициях.
6. Внутренняя нормативная документация, регламентирующая процесс обучения. Основной документ — это «Положение об обучении». Кроме того, с внедрением системы обучения, потребуется внести изменения в действующие Положения, где описаны смежные процессы.
7. Методы и формы обучения, а также способы оценки их эффективности. Это могут быть тренинги, мастер-классы, электронные курсы и т. д. Для оценки их эффективности применяют тестирование, анкеты обратной связи и др.
8. Схема разработки и утверждения учебных материалов. Распространенная схема: «определение потребности в обучении для сотрудников подразделения → разработка учебного курса методистом учебного центра → согласование курса с экспертами подразделения-заказчика → утверждение курса руководителем подразделения-заказчика».
9. План работ на год, график проведения обучающих мероприятий. В зависимости от имеющихся потребностей в обучении, это могут быть ежемесячные или ежеквартальные мероприятия для определенных категорий сотрудников.
10. Бюджет и методика его расчета. В бюджет обычно закладывают: зарплатный фонд сотрудников учебного центра, командировочные расходы, расходы на заказ тренингов у сторонних организаций, закуп оборудования, покупку или аренду ПО.

Важный момент: современная система обучения персонала предполагает широкое использование передовых технологий и программных продуктов, которые незаменимы для выполнения рутинных и трудоемких операций, таких как массовое тестирование, создание аналитических отчетов, рассылка уведомлений и т. п. Подобные задачи нецелесообразно решать с помощью человеческих ресурсов. Поэтому при внедрении системы обучения нужно всерьез рассмотреть вопрос передачи части функций системе дистанционного обучения (СДО). Схема «очное обучение + СДО» в разы эффективнее традиционного подхода. Более того, использование такой многофункциональной системы, как Teachbase позволит еще и сократить расходы на обучение, повысить его результативность, обеспечить доступ к учебным материалам для всех сотрудников в удобном для них месте и в любое время. Подробнее о Teachbase.

Обучение способно оказать неоценимую помощь руководству компании в управлении персоналом. В качестве примера можно привести такую функцию системы обучения, как проведение аттестаций. Оценка компетенций — неотъемлемая часть грамотной кадровой политики, направленной на развитие и мотивацию сотрудников. Выявленные с помощью аттестации проблемы в уровне профессиональных навыков — сигнал для руководства о необходимости административных мер, кадровых перестановок, депремирования и т. п. И наоборот — аттестация может стать действенным инструментом формирования кадрового резерва, когда возможности для карьерного роста перспективных сотрудников определяются их успехами в обучении.

Обучение также можно рассматривать как инструмент мотивации сотрудников (детальнее об этом), при условии, что оно воспринимается коллективом как нечто ценное и полезное. Добиться этого можно в случае, если персонал отчетливо видит связь между профессиональным развитием и карьерным ростом (или ростом зарплаты). В компаниях, где в системе управления персоналом учитывается уровень квалификации, сотрудники гораздо охотнее участвуют в обучающих мероприятиях, потому что видят в них возможность получения знаний и навыков, которые будут содействовать их продвижению по службе. К сожалению, таких компаний немного.

Система обучения выполняет в организации еще одну функцию, которая делает ее незаменимой составляющей процесса управления персоналом — это аккумулирование знаний и опыта сотрудников, для передачи их новичкам. Преемственность крайне важна для стабильного развития компании. Каким бы эффективным ни было управление персоналом, от него будет мало пользы, если вдруг выяснится, что недавно уволившийся специалист был единственным носителем ценного опыта и практических знаний. Чтобы минимизировать потери от «утечки мозгов», дальновидные компании заботятся о передаче навыков от лучших сотрудников — начинающим. Форматы при этом могут быть различными: мастер-классы, корпоративные книги продаж, авторские инструкции и т. п. В системе дистанционного обучения Teachbase роль такого хранилища данных играет Библиотека — корпоративный кладезь знаний.

Другая сфера, где пересекаются обучение и управление персоналом — это развитие менеджерских навыков руководящего состава компании.

Обучение ТОП-менеджмента компании — дело затратное, но при правильном подходе, вложения окупаются: качество управления персоналом повышается, уровень ошибок в стратегических вопросах снижается, эффективность работы подчиненных растет. Тренинги для руководителей подразделений обычно проводят приглашенные специалисты высокого уровня. Подразделение, ответственное за обучение, в этом случае ответственно за поиск предложений от тренинговых центров и организацию мероприятия. Чтобы дорогостоящий тренинг не стал бесцельной растратой средств, с его участниками заключают договор, который обязывает сотрудника отработать определенное количество времени после обучения или выплатить стоимость своего участия в тренинге в случае, если увольнение наступит раньше обозначенной даты.

Правильно выстроенный процесс обучения сотрудников естественным образом вписывается в систему управления персоналом: если система обучения персонала ориентирована на развитие тех навыков, которые повышают эффективность труда, она прямо или косвенно содействует достижению бизнес-целей компании и профессиональных целей сотрудников.