Управление и обучение персонала — составные части одной системы

Обучение персонала в той или иной его форме есть, пожалуй, в каждой компании: либо во время стажировки под наблюдением кого-то более опытного, либо еще каким-то путем, новые сотрудники необходимые знания как-то получают. Проблема в том, что часто это делается «как-то» и «кем-то», хаотично, формально, а потому крайне неэффективно. Система обучения персонала тем и отличается — она систематизирует этот процесс, повышая его эффективность.

По данным Института статистических исследований и экономики знаний, на обучение сотрудников средства выделяют примерно в 63% крупных российских компаний. Это в среднем по рынку. По отраслям цифры следующие: промышленность — 78%, строительство — 67%, транспорт и связь — 74%, торговля — 53%. В остальных компаниях развитием персонала либо не занимаются, либо выделяют для этого незначительный бюджет.

Внедрение системы обучения персонала правильнее всего начинать с диагностики — перед тем, как менять процесс обучения, нужно понять что именно в текущем положении вещей в первую нуждается в исправлении. Диагностика обычно проводится в виде опроса руководителей подразделений. В опрос включают ряд вопросов вроде:

После этого в каждом из подразделений определяются потребности в обучении. Если это делается с помощью опроса, то к участию в нем полезно привлечь не только руководителей подразделений, но и менеджеров среднего звена или даже рядовых сотрудников. Главные вопросы, на которые нужно получить ответы на этом этапе:

То, насколько работоспособной будет принятая концепция, во многом зависит от того, насколько детально и глубоко были проведена описанная выше диагностика проблем и выявление потребностей в обучении. Полученные в ходе них результаты, ложатся в основу концепции системы обучения персонала. Главные ее составляющие:

Четко обозначенные цели и задачи. Важно, чтобы они в конечном итоге содействовали бизнес-целям компании и персональным целям сотрудников (в профессиональной сфере).

Структура системы обучения и ее место в системе управления персоналом. Обычно обучением занимается один из отделов HR-департамента, реже — самостоятельное подразделение.

Связь обучения с другими бизнес-процессами. В большинстве компаний это: подбор и адаптация персонала, аттестация сотрудников, формирование кадрового резерва и т. п.

Лица, ответственные за процесс обучения и его результаты. Система работает намного эффективнее, если ответственность лежит не только на учебном центре, но и на обучающихся сотрудниках и их прямых руководителях.

Категории сотрудников, которых планируется обучать. Например, менеджеры среднего звена и сотрудники фронт-офиса, или же только стажеры на массовых позициях.

Внутренняя нормативная документация, регламентирующая процесс обучения. Основной документ — это «Положение об обучении». Кроме того, с внедрением системы обучения, потребуется внести изменения в действующие Положения, где описаны смежные процессы.

Методы и формы обучения, а также способы оценки их эффективности. Это могут быть тренинги, мастер-классы, электронные курсы и т. д. Для оценки их эффективности применяют тестирование, анкеты обратной связи и др.

Схема разработки и утверждения учебных материалов. Распространенная схема: «определение потребности в обучении для сотрудников подразделения → разработка учебного курса методистом учебного центра → согласование курса с экспертами подразделения-заказчика → утверждение курса руководителем подразделения-заказчика».

План работ на год, график проведения обучающих мероприятий. В зависимости от имеющихся потребностей в обучении, это могут быть ежемесячные или ежеквартальные мероприятия для определенных категорий сотрудников.

Бюджет и методика его расчета. В бюджет обычно закладывают: зарплатный фонд сотрудников учебного центра, командировочные расходы, расходы на заказ тренингов у сторонних организаций, закуп оборудования, покупку или аренду ПО.

Важный момент: современная система обучения персонала предполагает широкое использование передовых технологий и программных продуктов, которые незаменимы для выполнения рутинных и трудоемких операций, таких как массовое тестирование, создание аналитических отчетов, рассылка уведомлений и т. п. Подобные задачи нецелесообразно решать с помощью человеческих ресурсов. Поэтому при внедрении системы обучения нужно всерьез рассмотреть вопрос передачи части функций системе дистанционного обучения (СДО). Схема «очное обучение + СДО» в разы эффективнее традиционного подхода. Более того, использование такой многофункциональной системы, как Teachbase позволит еще и сократить расходы на обучение, повысить его результативность, обеспечить доступ к учебным материалам для всех сотрудников в удобном для них месте и в любое время. Подробнее о Teachbase.

Обучение способно оказать неоценимую помощь руководству компании в управлении персоналом. В качестве примера можно привести такую функцию системы обучения, как проведение аттестаций. Оценка компетенций — неотъемлемая часть грамотной кадровой политики, направленной на развитие и мотивацию сотрудников. Выявленные с помощью аттестации проблемы в уровне профессиональных навыков — сигнал для руководства о необходимости административных мер, кадровых перестановок, депремирования и т. п. И наоборот — аттестация может стать действенным инструментом формирования кадрового резерва, когда возможности для карьерного роста перспективных сотрудников определяются их успехами в обучении.

Обучение также можно рассматривать как инструмент мотивации сотрудников (детальнее об этом), при условии, что оно воспринимается коллективом как нечто ценное и полезное. Добиться этого можно в случае, если персонал отчетливо видит связь между профессиональным развитием и карьерным ростом (или ростом зарплаты). В компаниях, где в системе управления персоналом учитывается уровень квалификации, сотрудники гораздо охотнее участвуют в обучающих мероприятиях, потому что видят в них возможность получения знаний и навыков, которые будут содействовать их продвижению по службе. К сожалению, таких компаний немного.

Согласно отчету Института статистических исследований и экономики знаний, лишь в 21% крупных российских компаний случается переход на другую должность сотрудника, прошедшего курс повышения квалификации и подтвердившего свой уровень на аттестации. В 41% компаний такое наблюдается иногда, в 33% - редко.

Система обучения выполняет в организации еще одну функцию, которая делает ее незаменимой составляющей процесса управления персоналом — это аккумулирование знаний и опыта сотрудников, для передачи их новичкам. Преемственность крайне важна для стабильного развития компании. Каким бы эффективным ни было управление персоналом, от него будет мало пользы, если вдруг выяснится, что недавно уволившийся специалист был единственным носителем ценного опыта и практических знаний. Чтобы минимизировать потери от «утечки мозгов», дальновидные компании заботятся о передаче навыков от лучших сотрудников — начинающим. Форматы при этом могут быть различными: мастер-классы, корпоративные книги продаж, авторские инструкции и т. п. В системе дистанционного обучения Teachbase роль такого хранилища данных играет Библиотека — корпоративный кладезь знаний.

Другая сфера, где пересекаются обучение и управление персоналом — это развитие менеджерских навыков руководящего состава компании.

Институт статистических исследований и экономики знаний: около 90% руководителей высшего звена в крупных компаниях России имеют высшее образование, у почти 20% их два. При этом примерно 50% опрошенных в ходе исследования ТОП-менеджеров заявили, что осознают потребность в дополнительных знаниях, необходимых для выполнения своих обязанностей.

Правильно выстроенный процесс обучения сотрудников естественным образом вписывается в систему управления персоналом: если система обучения персонала ориентирована на развитие тех навыков, которые повышают эффективность труда, она прямо или косвенно содействует достижению бизнес-целей компании и профессиональных целей сотрудников.