База знаний

Сотрудник что-то забыл — зашел и посмотрел. В итоге делает или думает правильно, и коллег дергать не пришлось. Если компания зависит от партнеров (например, они продают ее продукты), это полезное действие распространяется и на партнеров.

Новеньким первое время нужна информационная подстраховка. Кто-то стесняется постоянно спрашивать коллег, кто-то не стесняется и перегружает их вопросами — оба варианта не очень. А так есть база знаний и возможность самостоятельно просветиться.

Люди — не самое надежное хранилище. Сложно помнить все, особенно если в компании часто что-то обновляется и меняется. При устной передаче знания иногда обрастают не теми смыслами — знаменитый эффект испорченного телефона. И еще люди могут уйти вместе со знаниями. А в базе знаний информация лежит себе, никуда не девается и всегда достоверная.

Накопив уникальный или востребованный на рынке опыт, можно его монетизировать. Запустить курсы для других компаний, консалтинг или образовательный проект. И копить лучше в надежном хранилище (возвращаемся к пункту 3).

Актуально для компаний, которые предоставляют IT-продукты. Вместо того чтобы в любой непонятной ситуации писать в техподдержку, клиенты смогут сами почитать инструкции, настроить и починить простые вещи.

Все официальное про работу: информация о продуктах и услугах компании, инструкции, правила.

Важные организационные вещи: про больничные и отпуск, про общение в корпоративных чатах, правила поведения в компании и т. п.

Полезный личный опыт: это может быть что-то про работу, дополняющее официальные материалы, или ценные личные открытия насчет эффективности, тайм-менеджмента и т. п.

Что-то забыл — не надо ходить по коллегам, придут новички — меньше будут дергать, все будем лучше работать — больше заработаем.

Тут для каждой компании нужно индивидуальное решение. Подкинем пару идей, в какую сторону можно поработать:

Это в дополнение к методу 1 и 2. Если сотрудник мощно вложился в дело (например, собрал с коллег информацию и написал лонгриды), логично его поощрить. Варианты поощрений: премия, полезный подарок, скидка на крутой курс, допвыходные.

Самые простые и удобные решения — Notion и Confluence. И там, и там можно все структурно расписать, можно работать совместно и отмечать людей, чтобы пришли на помощь.

Еще варианты — сделать базу знаний в виде Телеграм-канала или чат-бота. Только есть пара «но». Эти варианты подойдут, если база не очень масштабная и если сотрудники нормально относятся к таким современным форматам.

Самое фундаментальное решение — завести отдельный сайт или раздел на сайте компании. Но надо будет привлечь программистов и дизайнера для разработки этого всего. А потом для пополнения базы, скорее всего, нужен будет верстальщик. Но это оправдано, когда база знаний делается не только для сотрудников.