«Газпром нефть» пришла к нам с таким запросом:

Понятно, зачем это компаниям подобного масштаба — чтобы не перебирать вживую тысячи кандидатов. Просто желание навести HR-порядок и чтобы резюме с тестовыми заданиями не заваливали почту — тоже хороший повод автоматизировать отбор сотрудников. Ситуация с коронавирусом подкидывает новый повод: автоматизировать, чтобы спокойно работать и искать кадры даже при карантине.

Перед чтением представьте: чтобы зарегистрироваться на отборочном этапе и дойти до самого финала, не обязательно иметь компьютер под рукой, все грузится с телефона.

Отбор в двух словах. Кандидаты заходят на сайт и заполняют форму регистрации. Заявка принята. Система отберет тех, кто проходит по параметрам, и они получат доступ к отборочным мероприятиям.

Примерная цепочка событий. Рассказываем, как может быть устроен отбор, чтобы охватить весь спектр мероприятий. Проходишь мини-обучение, делаешь тест, в случае успеха снова мини-обучение, потом задание и в ответ нужно прикрепить файл с эссе или видео, в случае успеха собеседование вживую или по Скайпу. Цепочка может быть длиннее. У «Газпром нефти» была короче, без обучения, потому что они искали кандидатов среди выпускников профильных вузов. В остальных случаях обучение при отборе — важная штука, благодаря ему до финала дойдут те, кому все это надо. А те, кого вы потом наймете, будут более подготовлены к работе.

Техническая начинка. Вместе с доступом к отбору кандидат получает личный кабинет на сайте. Как раз там он делает тесты и задания, видит свои результаты. А еще там все, чтобы он был в курсе происходящего: уведомления об успехах и событиях (дублируются на почту), может быть календарь с событиями — в календаре полный набор информации, по клику открывается карточка со всем, что надо знать: например, адрес и место-время живого собеседования.

Перед чтением представьте: в кабинете, где настраивается обучение, очень просто работать. Везде аккуратные подсказки, плюс есть раздел с инструкциями.

Настраиваете отбор. Человек, организующий отбор, заходит в кабинет администратора. Там можно настроить абсолютно все. Выбрать этапы, из которых будет состоять отбор, выставить их в нужном порядке. В каждый этап подгрузить необходимые файлы: тест, презентацию, видеолекцию. Естественно, можно заполнить поля какими нужно текстами. А еще — задать параметры отбора (допустим, все старше 1998 года, кто подгрузил резюме) и настроить поля формы регистрации.

Кандидаты регистрируются. Пока система отсекает тех, кто не проходит по параметрам, можно наслаждаться удобным списком зарегистрированных. Раньше приходилось разгребать завалы на почте, теперь данные по всем желающим на одной странице, там же скачиваются резюме. Если система после регистрации кого-то не пропустила, администратор может допустить его вручную. Например, система отбирала всех старше 22 лет с резюме и отсекла известного вам вундеркинда или крутого специалиста, который забыл подгрузить резюме.

Отбор технично происходит. Кандидаты выполняют задания, результаты тестов и всякие прикрепленные файлы (видеоответы, эссе) доступны все в том же кабинете администратора. Когда вы проверите задания с прикрепленными ответами и занесете оценки в систему, статистика докинется к данным об успехах. Данные представлены в удобном виде, то есть это не классный журнал с монолитной стеной оценок, где нужно долго высматривать успешных.

Когда дело дойдет до видеосозвонов, не запутаться в них поможет календарь. Он примерно как гугловский, только удобнее: у каждого события карточка, куда можно занести всю важную информацию. Если занести в карточку контакты кандидата, то потом можно набрать его прямо из календаря.

А когда дело дойдет до отчета по процессу найма, он выгрузится в один клик. Везде, где есть какая-то статистика, есть и кнопка «Выгрузить в Excel». Ну и, последняя капля автоматизации: писать кандидатам «вы прошли этап, давайте дальше», «вы вышли из отбора» будет система. Надо настроить уведомления, когда что отправлять, а дальше все само.

Автоматизация не кончается. Когда отбор случится, отобранные кандидаты останутся в системе Teachbase — то есть там, где у вас протекает корпоративное обучение. Так что свеженанятым можно будет сразу назначить все как сотрудникам: welcome-курс, курсы про продукт и т. д. И начнется уже совсем другая история — адаптация новых сотрудников.

Автор