База знаний
База знаний — тоже форма обучения. Только без регламента, когда учиться и что изучать. Сам приходишь и закрываешь информационные дыры. Пройдемся по основным вопросам насчет базы знаний.
17.03.2021
Почему база знаний — это выгодно
1. Поддерживает качество работы.
Сотрудник что-то забыл — зашел и посмотрел. В итоге делает или думает правильно, и коллег дергать не пришлось. Если компания зависит от партнеров (например, они продают ее продукты), это полезное действие распространяется и на партнеров.
2. Делает комфортнее адаптацию новых сотрудников.
Новеньким первое время нужна информационная подстраховка. Кто-то стесняется постоянно спрашивать коллег, кто-то не стесняется и перегружает их вопросами — оба варианта не очень. А так есть база знаний и возможность самостоятельно просветиться.
3. Надежно хранит информацию.
Люди — не самое надежное хранилище. Сложно помнить все, особенно если в компании часто что-то обновляется и меняется. При устной передаче знания иногда обрастают не теми смыслами — знаменитый эффект испорченного телефона. И еще люди могут уйти вместе со знаниями. А в базе знаний информация лежит себе, никуда не девается и всегда достоверная.
4. Может приносить дополнительный доход.
Накопив уникальный или востребованный на рынке опыт, можно его монетизировать. Запустить курсы для других компаний, консалтинг или образовательный проект. И копить лучше в надежном хранилище (возвращаемся к пункту 3).
5. Снижает нагрузку на техподдержку.
Актуально для компаний, которые предоставляют IT-продукты. Вместо того чтобы в любой непонятной ситуации писать в техподдержку, клиенты смогут сами почитать инструкции, настроить и починить простые вещи.
Какие знания хранить
Все официальное про работу: информация о продуктах и услугах компании, инструкции, правила.
Важные организационные вещи: про больничные и отпуск, про общение в корпоративных чатах, правила поведения в компании и т. п.
Полезный личный опыт: это может быть что-то про работу, дополняющее официальные материалы, или ценные личные открытия насчет эффективности, тайм-менеджмента и т. п.
Как мотивировать сотрудников вести базу знаний
1. Объяснить, в чем выгода. Что-то забыл — не надо ходить по коллегам, придут новички — меньше будут дергать, все будем лучше работать — больше заработаем.
2 . Создать особую атмосферу. Тут для каждой компании нужно индивидуальное решение. Подкинем пару идей, в какую сторону можно поработать:
  • Подогреть командный дух. Мы команда, если не будем помогать друг другу, это отразится на результате, а он отразится лично на каждом. Чтобы помощь не напрягала (надо пойти попросить, надо помочь именно сейчас), давайте просто складывать знания в общую копилку. Когда нужно, приходишь и пользуешься.
  • Разбудить внутренних преподавателей. Или благотворителей. Некоторым людям важно делиться своими знаниями, некоторым важно делать добро. А база знаний может быть не рабочей обязанностью, а образовательным или благотворительным проектом — если ее правильно преподнести.
3. Поощрить чем-то осязаемым. Это в дополнение к методу 1 и 2. Если сотрудник мощно вложился в дело (например, собрал с коллег информацию и написал лонгриды), логично его поощрить. Варианты поощрений: премия, полезный подарок, скидка на крутой курс, допвыходные.
Где организовать базу знаний
Самые простые и удобные решения — Notion и Confluence. И там, и там можно все структурно расписать, можно работать совместно и отмечать людей, чтобы пришли на помощь.
Еще варианты — сделать базу знаний в виде Телеграм-канала или чат-бота. Только есть пара «но». Эти варианты подойдут, если база не очень масштабная и если сотрудники нормально относятся к таким современным форматам.
Самое фундаментальное решение — завести отдельный сайт или раздел на сайте компании. Но надо будет привлечь программистов и дизайнера для разработки этого всего. А потом для пополнения базы, скорее всего, нужен будет верстальщик. Но это оправдано, когда база знаний делается не только для сотрудников.
Потому что у нас есть все инструменты для запуска обучения, которое работает и помогает бизнесу добиться целей.
Эффективное обучение —
это норма